6 عادت افراد با بهره‌وری بالا، وجه مشترک افراد کارآمد

افراد با بهره‌وری بالا یک سری از عادت‌ها دارند که آن ها را از دیگران متمایز می‌کند. وقتی صحبت از افراد کارآمد می‌شود، در ذهن ما افرادی قرار می‌گیرند که همیشه در حال انجام کار هستند. چه یک دوست یا همکار، فردی که کارش را همیشه زودتر از بقیه انجام می‌دهد، همان همان فردی که کار یک ساعته را در بیست دقیقه انجام می‌دهد.
معمولا چنین فردی را مردم یک ربات یا ماشین می دانند، زیرا هیچ انسان معمولی نمی‌تواند به سرعت آن‌ها کار کند. ولی به هر حال چنین افرادی وجود دارند و حداکثر کارایی را از خود نمایش می‌دهند.

1. چه وجه مشترکی بین افراد با بهره‌وری بالا وجود دارد؟
2. چگونه کار خود را به خوبی انجام می‌دهند؟
3. و…

مهمترین سوالاتی هستند که در این مقاله به آن خواهیم پرداخت.

چرا باید با عادات افراد با بهره‌وری بالا آشنا شویم؟

همۀ ما با افرادی که دارای بهره‌وری بالا هستند، مواجهه شده‌ایم. هر چند که ممکن است آن‌ها را ماشین، ربات یا جادوگر بنامیم اما با مطالعه نحوه کارآمدی آن‌ها و غلبه بر چالش‌هایی که داشته‌اند، به نکات ارزشمندی درباره بهره‌وری دست پیدا خواهیم کرد.

چنین افرادی با رعایت نکاتی بر چالش‌هایی غلبه می‌کنند:

• حل مشکل به تعویق انداختن کارها، چه کارهای کوچک و آزاردهنده یا کارهای بزرگ و چالش برانگیز؛
• نحوه انجام کارهای خسته‌کننده‌ای که فقط باید انجام شود؛
• پاسخ به ایمیل و سایر پیام‌ها در حین کار؛
• حفظ انرژی و انگیزه در تمام طول روز؛
• تمرکز و اتمام مهمترین پروژه‌ها؛
• و…

در این مقاله سعی شده است تا توصیه‌هایی از عادات افراد با بهره‌وری بالا را مطرح کنیم که در کتابها، سوالات یا مقالات علمی به آنها پرداخته شده است.

آنچه در ادامه می‌آید 6 مورد از مهمترین عادات افراد با بهره‌وری بالا است. از روش‌هایی نظیر صرف زمان کمتر برای خواندن ایمیل تا روش‌هایی برای متمرکز ماندن. این نکات به بهرهوری شما کمک خواهد کرد تا کارایی خود را افزایش داده و کارهای بیشتری را انجام دهید. فراموش نکنید که شما به یک‌باره نمی توانید بازدهی خود را افزایش دهید، اما اگر تغییرات کوچک در خود ایجاد کنید و برخی از تغییرات را در جای خود انجام دهید به خوبی در راه کارآمدتر شدن قرار خواهید گرفت.

1- تمرکز بر روی مهمترین وظایف

در لیست کارهایی که یک فرد باید انجام دهد، برخی از کارهای مهم‌تر از بقیه هستند. اگر بر روی فهرستی از کارهای ترتیبی تمرکز کنید، در کنار کارهای مهم برخی از کارهای بی‌اهمیت را هم انجام خواهید داد. این موضوع شما را در معرض به تعویق افتادن کارهای مهم قرار می‌دهد.
شاید برای شما هم پیش آمده باشد که تمام روز را صرف بررسی کارهای آسان و کم اهمیت به جای تمرکز بر روی چیزهای مهم کرده باشید.

با تمرکز بر روی کارهای مهم، یک لیست هدفمند از وظایف را تهیه کنید. لورا ارنست بهره‌وری را توجه به اهمیت اولویت‌بندی می‌داند:

” من بین کارآمدی و اثربخشی تمایز قائل هستم، اما به هر دو برای بهره‌وری نیاز دارم. کارآمدی انجام کارها به درستی است و اثربخشی انجام کارهای درست است. بنابراین مولدین افراد روی وظایف با ارزش بالا کار می‌کنند و مطمئن می‌شوند که نحوه انجام آن وظایف بهترین راه است.
من همچنین معتقدم که  بهره‌ورترین افراد تشخیص می‌دهند که کدام وظایف با ارزش هستند یا باید به به دیگران واگذار شود. آن‌ها متوجه شده‌اند که همه کارها را نمی‌توانند خودشان انجام دهند و بهتر است برخی از امور را واگذار کنند.

2- کار عمیق را پرورش دهید

بعضی از کارها واقعا سخت هستند و تنها راه‌حل برای انجام درست آن‌ها کار عمیق (Deep Work) است. کارهایی که نیاز به زمان و تلاش ذهنی جدی دارند کار عمیق را شکل می‌دهند. افراد با بهره‌وری بالا به این قبیل کارها توجه ویژه‌ای دارند.

کارهای روزانه که در صورت عدم انجام، باعث از دست رفتن فرصت می‌شوند، نیاز به کار عمیق دارند. این کارها به شکل چند وظیفه‌ای قابل انجام نیستند و همیشه به عقب انداخته می‌شوند.

کال نیوپورت (Cal Newport) در کتاب کار عمیق قوانینی را برای تمرکز بر روی این کارها عنوان می‌کند. وی تاکید دارد که مهارت تمرکز  در بسیاری از افراد وجود ندارد. چند توصیه کال نیوپورت برای پرورش کار عمیق:

1- برای کار عمیق برنامه‌ریزی کنید

هر روز صبح در برنامه روزانه خود جایی را برای کار عمیق مدنظر قرار دهید. زمان‌بندی منظم برای انجام کارهای عمیق به شما کمک می‌کند تا آن را تبدیل به یک عادت کنید.

2- بی‌حوصله نباشید

کار عمیق همیشهلذت‌بخش نیست و ما را دچار خستگی یا کسالت می‌کند. این خستگی باعث حواس‌پرتی می‌شود. تا حدامکان از رسانه‌های اجتماعی کمتر استفاده کنید و عوامل حواس‌پرتی را از خود دور کنید.

3- کاهش تماس‌های غیرضروری

تماس‌ها و ایمیل‌های غیرضروری که تنها باعث حواس پرتی می‌شوند را پاسخ ندهید. از افراد یا همکاران‌تان بخواهید قبل از مراجعه به شما درباره موضوعات بیشتر تحقیق کنند تا زمان کمتری در جلسه کاری گرفته شود. این موضوع در مورد شما هم صدق می‌کند، قبل از نوشتن ایمیل یا برقراری تماس، اطلاعات کاملی را جمع‌آوری کنید تا زمان کمتری از خودتان یا دیگران گرفته شود.

4- عادات کاری خود را بشناسید

آیا در انزوا کار خود را بهتر انجام می‌دهید یا در محیط شلوغ؛ آیا زمانی که کار زیادی دارید موفق‌تر هستید یا برنامه‌های خلوت و با وقفه عملکرد شما را بهبود می‌دهد و…
نیازی نیست تمامی برنامه‌های خود را اصلاح کنید، فقط زمانی را برای کار عمیق اختصاص دهید. افراد با بهره‌وری بالا بر مهارت کار عمیق تسلط کافی پیدا کرده‌اند.

3- عوامل حواس پرتی را بشناسید تا متمرکز بمانید

ایمیل‌ها، رسانه‌های اجتماعی و کارهای کوچک دیگر موجب حواس‌پرتی می‌شوند. فرقی ندارد که قصد انجام یک کار کوچک یا کارعمیق دارید، حواس‌پرتی موجب افت بهره‌وری می‌شود. حفظ عادات کاری با وجود عوامل حواس پرتی سخت است. افراد با بهره‌وری بالا، برای کاهش این عوامل یک فهرست از آن‌ها ایجاد می‌کنند:

این لیست را می‌توان به صورت کاغذی یا در گوگل داکیومنت ایجاد کرد و همیشه آن را به همراه داشت. این شیوه یک از رازهای تکنیک پومودور (Pomodor) است، که توجه شما را به عواملی که حواس را پرت می‌کند جلب می‌کند تا دقت بیشتری برای کاهش این عوامل داشته باشید.

اگر کار عمیقی انجام می‌دهید و ناگهان به یاد پرداخت یک صورت‌حساب غیر مهم می‌افتید یا ایده‌ای برای پست وبلاگی به ذهن‌تان می‌آید، هر چند که ارزشمند است اما نباید مانعی برای کار اصلی شما شوند.

4- استفاده از ماتریس آیزونهاور برای شناسایی اولویت‌بندی‌ها

یکی از خطرات بهره‌وری، تمرکز بر موضوعات کوتاه مدت است. همانطور که یتر دراکر، گفته است:

“هیچ کاری بی‌فایده‌تر از انجام کار کارآمدی نیست که باید انجام شود”

وقتی عادات بهره‌وری را مطالعه می‌کنید، ممکن است به راحتی در دام بیفتید. در هر روز کاری ممکن است درگیر موضوعاتی شوید که مهم به نظر می‌رسند.

ماتریس آیزونهاور که توسط دوایت آیزونهاور برای تصمیم‌گیری استفاده می‌شد در کتاب 7 عادت افراد تاثیرگذار توسط استفان کاوی معرفی شد. این ماتریس به شما کمک می‌کند تا به سرعت به تعیین موضوعات مهم بپردازید و موضوعات غیرمهم را کنار بگذارید. برای ایجاد ماتریس آیزونهاور یک مربع 2*2 درست کنید. روی یکمحور، مهم و غیر مهم و در جهت دیگر فوری و غیرفوری را یادداشت کنید(شکل زیر)

سازماندهی کارها براساس میزان اهمیت و فوریت هر کاری به شما کمک می‌کند تا کارهایی راشناسایی کنید که ارزش صرف‌کردن زمان را ندارند. با تفویض اختیار و حذف برخی از کارها بهره‌وری خود را به شکل موثری افزایش دهید. ماتریس آیزونهاور به شما کمک می‌کند تا شناخت موضوعات غیرمهم را به سادگی انجام دهید.

5- از اصل پارتو یا قانون 20/80 استفاده کنید

اصل80/20 یک راهکار خوب دیگر برای اولویت‌بندی کارها است. قانون 80/20 که اصل پارتو نیز نامیده می‌شود توسط اقتصاددان ایتالیایی Vilfredo Pareto مطرح شد که در آن به بیان این می‌پردازد که در هر کاری 80 درصد نتایج حاصل 20 درصد از تلاش‌ها است.

افرادی که بهره‌وری بالایی دارند به دنبال شناسایی 20 درصد کارهای مهم خود می‌روند. سپس راهکارهایی برای کاهش 80 درصد می‌روند که برای آن‌ها منفعت زیادی ندارد.

6- تقسیم وظایف به قطعات کوچکتر

چرا معطل می‌کنید؟

دلایل مختلفی وجود دارد که افراد کارها را به تعویق می‌اندازند. اما یکی از مهمترین دلایل این است که وظایف موجود در لیست کارهای آن‌ها بیش از حد دلهره‌آور به نظر می‌رسند. اینکه نمی‌دانیم کار را از کجا شروع کنیم و در کجا خاتمه دهیم، باعث ایجاد دلهره می‌شود.

با تقسیم کارهای بزرگ به کارهای کوچک شروع کنید و برای هر کاری اهداف کوچکتری را تعیین کنید.

به‌عنوان مثال آماده‌سازی بلاگی در مورد بهره‌وری یک کار بزرگ است که مراحل شروع و انجام آن را نمی‌شود خیلی دقیق مشخص کرد. اما با تقسیم آ به کارهای کوچکتر زیر تا حدود زیادی فعالیت‌های مورد نیاز مشخص می‌شود:

1. کلمات کلیدی مرتبط با بهره‌وری، عادات خوب و کارآمدی را جستجو کنید؛
2. 10 نتیجه برتر گوگل درباره بهره‌وری را بخوانید؛
3. از روش طوفان فکری برای یافتن ایده‌های جدید استفاده کنید؛
4. بر روی ایده‌ها بیشتر فکر کنید و آن‌ها را سازماندهی کنید؛
5. هر سبک فکری درباره ایده را یادداشت کنید؛
6. یادداشت‌های مرحله قبلی را مرور کرده و به تکمیل آن‌ها بپردازید؛
7. براساس هر ایده و کلمات کلیدی مورد تایید به تولید محتوا بپردازید.

همانطور که مشاهده می‌کنید کار بزرگ قبلی به 7 کار کوچکتر تقسیم شد. این کارها مشخص هستند که چگونه باید انجام  شوند. چنین کار